Énoncé de confidentialité

L’ASMTC s’engage à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels. En général, les renseignements personnels comprennent, mais sans s’y limiter, votre nom, votre âge, votre adresse domiciliaire, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et votre numéro d’identification. Les renseignements personnels ne comprennent pas les titres de poste, les adresses professionnelles ainsi que les numéros de téléphone ou de télécopieur professionnels. Le traitement des renseignements personnels par l’ASMTC est guidé par les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (le « Code type »). Nous nous engageons à protéger votre vie privée si vous consultez notre site Web pour obtenir plus d’information ou si vous interagissez directement avec nous. Vous avez le droit de savoir quels renseignements personnels nous recueillons, ainsi que la façon dont nous les utilisons et la raison de leur utilisation. Vous avez également le droit de choisir si vous souhaitez ou non nous fournir ces renseignements personnels. Veuillez lire attentivement cet énoncé de confidentialité afin de comprendre comment vos renseignements personnels sont gérés. Au fur et à mesure que notre organisation poursuit son expansion, des changements à notre politique de confidentialité peuvent s’avérer nécessaires. L’ASMTC vous avisera de tout changement important et obtiendra votre consentement avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.

Quels sont les renseignements collectés par l’ASMTC?

Lorsque vous faites une demande d’adhésion à l’ASMTC, vous devez fournir des renseignements personnels tels que votre nom, vos coordonnées et votre date de naissance. Au besoin, il se peut qu’on vous demande des renseignements personnels précis, comme la preuve documentée d’un changement de nom. Des renseignements personnels précis et à jour recueillis à des fins spécifiques nous aident à améliorer nos services et à mieux servir nos membres. Les renseignements personnels que nous recueillons ne seront utilisés qu’aux fins initialement indiquées, à moins d’obtenir un consentement supplémentaire.

Comment l’ASMTC utilise-t-elle les renseignements recueillis?
Utilisation interne – L’ASMTC reconnaît l’importance d’être en mesure d’atteindre nos membres en temps opportun, en utilisant divers moyens de communication. Nous communiquons souvent avec nos membres au sujet des activités de l’ASMTC, ainsi qu’au cours du processus de cotisations annuelles. Par conséquent, nous avons besoin de renseignements actuels, comme les coordonnées et l’adresse courriel. Tout renseignement personnel qui nous est fourni demeurera confidentiel conformément au Code type. Cependant, vous pouvez spécifier qu’une telle communication soit envoyée à votre adresse professionnelle si vous ne souhaitez pas nous fournir vos coordonnées domiciliaires. Votre date de naissance est recueillie pour vérifier votre identité et pour vérifier votre admissibilité au tarif réduit pour les personnes âgées. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins, par exemple pour examiner des données démographiques et pour effectuer des analyses statistiques afin d’élaborer des services susceptibles d’intéresser nos membres.

Divulgation aux tierces parties – L’ASMTC peut divulguer des données limitées à des tiers qui organisent des programmes de formation médicale continue approuvés, au sein de départements universitaires ou à des membres participant à des activités de recherche. Les données divulguées à cette fin comprennent les noms, les adresses professionnelles et les spécialités, mais ne comprennent pas les numéros de téléphone ou de télécopieur professionnels ni les adresses courriel. Nos ententes avec ces organisations restreignent l’utilisation de vos données à des fins approuvées. L’ASMTC ne vend pas ni ne loue les renseignements des membres aux télévendeurs, aux courtiers de listes de publipostage, ou encore aux entreprises pharmaceutiques ou d’appareils médicaux. À l’instar d’autres organisations, l’ASMTC engage des entreprises externes pour fournir certains services administratifs nécessitant l’accès aux renseignements des membres. Ces services comprennent les services de gestion de documents, le traitement des paiements par carte de crédit ainsi que les services d’expédition et de distribution. En outre, l’ASMTC partage des statistiques et des renseignements non personnels avec les médias, d’autres organisations médicales, des organismes gouvernementaux et d’autres tiers. Ces données ne permettent à personne d’identifier les noms des membres ou de les lier à d’autres renseignements personnels. Enfin, l’ASMTC peut divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l’oblige, ou lorsque nous devons protéger les droits ou la propriété de l’ASMTC. Nous nous réservons le droit de communiquer avec les autorités compétentes à notre discrétion lorsque des activités semblent être illégales ou non conformes à nos politiques.

Comment l’ASMTC obtient-elle votre consentement pour recueillir des renseignements personnels?
L’ASMTC respecte votre droit à la vie privée. C’est pour cette raison que nous obtenons votre consentement chaque fois que vos renseignements personnels sont recueillis. Selon la nature des renseignements, votre consentement peut être recueilli sur un formulaire, dans une lettre ou verbalement. Dans certains cas, nous comptons sur un consentement implicite. Vous avez le droit de refuser de fournir votre consentement si vous ne souhaitez pas que l’ASMTC recueille vos renseignements personnels.

Comment l’ASMTC protège-t-elle vos renseignements personnels?
L’ASMTC s’engage à assurer la protection de vos renseignements personnels. Des mesures de sécurité sont en place pour protéger notre bâtiment, les systèmes informatiques ainsi que vos fichiers contre une utilisation et un accès non autorisés. Les sauvegardes utilisées varient et dépendent de la sensibilité des renseignements protégés, c’est-à-dire qu’un niveau de protection plus élevé est utilisé pour protéger des renseignements plus délicats. Les mesures physiques de sécurité comprennent des systèmes d’alarme au sein du bâtiment, des clôtures autour de son périmètre et un accès supervisé ou restreint au bâtiment. Les mesures administratives de sécurité comprennent les autorisations de sécurité et la restriction de l’accès aux données. Les mesures technologiques de sécurité comprennent des mots de passe pour tous les utilisateurs afin d’accéder aux ordinateurs, des mots de passe séparés pour l’accès à la base de données, des pare-feu ainsi que des logiciels qui détectent les tentatives d’intrusion et les virus.

Comment pouvez-vous mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels au sein de l’ASMTC?
L’ASMTC fait tout en son pouvoir pour garder vos renseignements à jour et s’assurer qu’ils sont exacts. L’exactitude des renseignements nous permet de fournir à nos membres le meilleur service possible. Vous pouvez nous aider en nous tenant au courant de toutes mises à jour telles que les changements d’adresse ou les changements de noms légaux. Si vous trouvez des erreurs dans nos renseignements, informez-nous-en et nous apporterons les corrections nécessaires. Il est facile de mettre à jour vos renseignements. Au mois de janvier de chaque année, l’ASMTC vous offrira l’occasion de mettre à jour vos renseignements dans votre relevé de cotisation annuel. Toute erreur ou omission décelée dans vos renseignements peut être marquée directement sur le formulaire et renvoyée à l’adresse suivante :

Association des spécialistes en médecine du travail du Canada
20 Crown Steel Drive, bureau 6
Markham (Ontario)
L3R 9X9

Courriel : omsoc@secretariatcentral.com
Téléphone : 905-415-3917
Télécopieur : 905-415-0071

Avez-vous des questions ou des préoccupations en ce qui concerne votre vie privée?
Vous avez le droit de contester nos pratiques relatives aux renseignements personnels. Si vous décelez une erreur ou une omission dans vos renseignements personnels, l’ASMTC modifiera les renseignements au besoin. Si vous avez des questions, des préoccupations ou des problèmes concernant la protection de la vie privée, la confidentialité ou le traitement d’une demande de renseignements, veuillez communiquer avec le secrétariat à l’adresse indiquée ci-dessus.